在宅ワークを便利に!最低限知っておきたい効率化ツールをご紹介!

在宅ワークを取り入れたものの、慣れない環境で仕事を始めると効率が落ちてしまいませんか?

できることなら効率的に進められるツールを導入して、業務を負担を軽減する環境を手に入れたいものです。

そこで今回の記事では、在宅ワークを始めるなら知っておきたい便利ソフトについて詳しく解説します。

利用するアプリには向き不向きがあるので、自分に合ったソフトを見つける参考にしてみてください。

在宅ワークを便利にするツール:Web会議編

まずは、在宅ワークに必須といえる「Web会議」のツールについてです。

Web会議を使えるようになれば、資料や画面を共有しながら対話型の会議ができます。

さらに、在宅ワークといいつつもコミュニケーションをとりながら業務を進めることが可能です。

これらのWeb会議ツールはたくさんありますが、まずはスマホとPCで使えて操作性のいい「Zoom」と「Skype」の2つご紹介します。

どちらか1つだけを利用するのもいいですし、相手に合わせられるよう両方を使ってみるのもおすすめです。では、さっそく紹介していきましょう。

Zoom:1クリックで会議に参加可能

Zoomは、1クリックで会議に参加できるほど簡単に使えるWeb会議ツールです。

オンライン会議はもちろん、チャット機能やホワイトボードなどの機能をあわせ持つサービス。

無料プランでは1回の会議で最大40分間、グループ会議なら最大100人まで利用できます。また、1対1でのミーティングなら、時間の制限がありません。

スマホはアプリのインストールが必要ですが、通信がより安定しやすいです。

対面でのやり取りが多かったり、少人数で事業を進めたりする方におすすめのサービスです。

Zoomの使い方や活用方法はこちらの記事で詳しく紹介しています

近年、在宅で仕事をしたいと考える方が増えてきています。在宅ワークは、家事や子育てをしながらでも仕事ができます。通勤にかかる時間がなくなるため、自由に使える時間を増やすことが可能です。そんな在宅ワークにおすすめなのが「Zoom」というオンライ[…]

Skype:固定電話に対応

Skypeは、すでに世界でたくさんの利用者がいるサービスです。

以前まではアカウントの登録が必要でしたが、URLを共有すればオンラインで通話できるようになりました。

また、有料プランではありますが、携帯電話もしくは固定電話にも発信できますよ。

在宅ワークを便利にするツール:チャット

在宅ワークにおいて、ビジネスでのコミュニケーションに課題を感じる企業はとても多いです。

コミュニケーションによって会社の軌道が変わってしまうケースも考えられます。

そういったトラブルを防ぐためにも、チャットツールを使うことを検討してみましょう。

チャットツールを導入することで、コミュニケーションにまつわる課題をグッと少なくすることが可能です。

とくに、初心者でも使いやすいチャットツールは、「Slack」と「Chatwork」でしょう。

それぞれの特徴をご紹介します。

Slack(スラック):チャンネルを細かく作れて管理しやすい

Slackは、チャットツールとしてもっとも有名で、すでに導入している企業はとても多いです。

プロジェクトごとに専用チャンネルを作成できるので、管理しやすいでしょう。また、チャンネルごとに情報を集約できるのも、使いやすいと言われる理由です。

加えて、他サービスとの連携が豊富。たとえば、絵文字でのリアクション機能や、一つの話題をまとめるスレッド機能などが挙げられます。

さらにGoogleドライブやZoomなど、約1,500を超える他社アプリと連携しているので、利便性が高く優秀なツールといえますね。

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkは、日本で開発されたチャットツールです。

プロジェクトごとのチャンネルはもちろんのこと、音声やビデオ通話の機能があるのも嬉しいポイント。

プロジェクトを進めていくに当たり、チャット内容にあわせた方法でコミュニケーションを取れるため、効率アップが期待できます。

「会議」と「チャット」を1つにまとめたいと考えている方に、おすすめのツールです。

在宅ワークを便利にするツール:データの管理

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データの保存や共有といった管理が便利になるのが、「Googleドライブ」です。

Googleのアカウントさえあれば誰でも始められますし、ドキュメント(Word)やスプレットシート(Excel)など、いわゆるオフィス系のソフトを無料で利用できます。

また作成したシートは簡単に共有でき、権限を設ければデータを書き換えられる心配はありません。

さらに保存したデータが溜まってきても、検索機能ですぐに見つけられる利便性があります。

そのため、Googleドライブの使い方さえ理解すれば、どんな業務でも円滑に進められるといえるでしょう。

在宅ワークを便利にするツール:タスクの管理

タスク管理をするなら、Trelloがおすすめです。

Trelloでは、フェーズに合わせてタスクをグループ化できます。さらにカード化したタスクを目視で確認できるので、管理するのがとても楽なのです。

カード化したタスクはドラッグ&ドロップで移動できるので、完了した後の処理が簡単にできます。

これらに加えて、タスクごとに

  • タスクの担当者
  • 納期・工数
  • メモ・備考
  • タグ

といった項目を追加することが可能です。

よって、ヒューマンエラーや業務の見落としを最小限に留められます。

その他にも、外部ツールとの連携ができるので、業務効率アップも期待できるタスクツールといえます。

業務を効率化する本当のメリット

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そもそも、なぜ業務を効率化する必要があるのかを考えたことはありますか?

理由は、生産性アップによるコスト削減ならびに売上アップにつながるからです。

たとえば、2日かかる業務を1日で終わったとしましょう。残った1日は他の業務を進められるのです。

つまり、同じコストで2倍の仕事ができることになりますね。

そのため生産性が上がれば他の業務を進めることができ、結果的に人件費というコストを抑えることにつながるわけです。これに加えて次の事業が進むわけですから、売上アップにも期待できます。

ただし、必ずしも売上がアップするわけではありません。あくまでも、業務効率の本来の目的は「生産性アップによるコスト削減」。要するに、残業時間を削減することです。

また削減した時間を自己投資に当てれば、スキルアップが期待できます。このように、業務効率化のメリットは様々な効果を生み出す可能性を秘めているわけです。

業務効率化によって生まれた時間をどのように使うかによって、今後の経営にも影響が出てくるでしょう。うまく使える働き方ができるよう心掛けることが大切です。

在宅ワークでも効率化を!まずは使いやすいツールを試してみよう

今回の記事では、在宅ワークを便利にして効率化できるツールをご紹介しました。どのツールも基本的に無料で使えますし、難しい登録作業が不要です。初めて使う方でも、直感的に利用できますよ。

ただし、ツールには向き不向きがあるのも事実です。使いにくいツールを使っていても効率は上がりませんからね。

まずはあなたが使いやすいと感じるツールを見つけ出し、足りない機能があれば別のツールを後から導入することをおすすめします。

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